Kiedyś praca zdalna była jak yeti – wszyscy słyszeli, mało kto widział. A dziś? Pracujemy z kuchni, sypialni, balkonu, a nawet z hamaka na działce. Laptop, kawa i Wi-Fi – to nasze nowe biuro. Ale jeśli jesteś przedsiębiorcą i zatrudniasz kogoś w trybie home office (albo sam sobie szefujesz z kanapy), to pewnie zadajesz sobie pytanie: jak to wszystko rozliczyć? Dobrze trafiła/eś. Oto Twój niezbędnik podatkowy dla zdalnych ninja.
Co pracodawca musi, a czego niekoniecznie
Od 2023 roku praca zdalna jest już oficjalnie uregulowana w Kodeksie pracy. I dobrze! Bo ile można działać „na gębę”? Teraz już wiadomo, że jeśli pracownik klika z domu, to pracodawca musi mu zapewnić:
- sprzęt i narzędzia (czytaj: laptop, myszka, może słuchawki bez szumu kosmicznego),
- serwis i eksploatację (czyli jak laptop się zbuntuje – Ty płacisz za jego „leczenie”),
- zwrot kosztów prądu i internetu (bo praca przy świeczce i z modemem na korbkę to jednak nie to samo),
- szkolenia i wsparcie techniczne (czyli nie tylko „spróbuj wyłączyć i włączyć”).
Brzmi poważnie? Spokojnie, część tych kosztów możesz wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Ulga jak znalazł.
Ryczałt, ekwiwalent i… sok z gumijagód?
Nie, nie musisz się rozliczać z tego, że pracownik wypił Twój zapas kawy na Teamsach. Ale musisz rozważyć ryczałt albo ekwiwalent – czyli kasę, którą wypłacasz za koszty poniesione przez pracownika. Może to być np. 50 zł miesięcznie na prąd i internet. Ile? To już kwestia ustaleń (i rachunków z energetyki).
Co ważne – ten ryczałt NIE jest przychodem pracownika, więc nie musisz się bawić w pobieranie zaliczki na PIT.
Biurko? Fotel? Koszt firmowy, czy prezent na święta?
A co jeśli pracownik kupił sobie wygodny fotel? Tu już zależy. Jeśli to Ty mu to zafundujesz, to… możesz, ale nie musisz. Tego typu zakupy to tzw. „wyposażenie stanowiska pracy”, a nie narzędzia pracy. Zatem, dobra wola szefa. Ale dobra wiadomość: jeśli zapłacisz, możesz to wrzucić w koszty firmy.
Pracownik z okularami? Ty płacisz, fiskus nie zagląda
Jeśli Twoi zdalni pracownicy pracują przy ekranie, a lekarz zalecił okulary – to masz obowiązek je sfinansować. Ale spokojnie: fiskus nie uzna tego za przychód pracownika. I wilk syty, i owca z soczewkami.
Koszty uzyskania przychodu, czyli czy zdalny pracownik może je zwiększyć?
Odpowiedź brzmi: tak, ale… tylko jeśli jego dom (czyli miejsce pracy) jest w innej miejscowości niż siedziba firmy. Zatem jeśli ktoś pracuje z mieszkania w Gdyni, a siedziba firmy jest w Krakowie – bingo. Jeśli jednak jedno i drugie w tej samej miejscowości – sorry, żadnych ekstra kosztów nie będzie.
Podsumowując – zdalna praca = zdalne podatki?
Niezupełnie. Praca zdalna oznacza lokalnie wykonywaną robotę, ale obowiązki podatkowe są jak zawsze – przyziemne. Musisz pamiętać, że:
- Ryczałty i ekwiwalenty nie są opodatkowane.
- Większość kosztów możesz rozliczyć w firmie.
- Wyposażenie nie zawsze = obowiązek.
- Niektóre zwroty (np. za internet) są obowiązkowe.
I najważniejsze: praca zdalna to już nie luksus, a codzienność. Dlatego warto znać zasady gry. Bo nikt nie chce, żeby zdalna robota zmieniła się w podatkowy horror.
Chcesz mieć pewność, że wszystko rozliczasz dobrze? Zasięgnij porady księgowego lub eksperta ds. podatków.
