Czy w 2026 roku papierowe księgi pójdą na zasłużoną emeryturę? Wygląda na to, że tak. Ministerstwo Finansów wypuściło projekt nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPiR (czyli podatkowej księgi przychodów i rozchodów), a zmiany są konkretne, cyfrowe i – nie oszukujmy się – nieco bezlitosne dla miłośników „analogowego” podejścia.
Co się zmienia? Wszystko. A przynajmniej dużo.
Najważniejsza wiadomość? Od 1 stycznia 2026 r. KPiR prowadzimy wyłącznie elektronicznie. Koniec z ręcznym przepisywaniem faktur do zeszytu w kratkę. Koniec z tłumaczeniem, że „program się zawiesił, więc wpisy będą później”. Witaj, cyfrowa precyzjo. A jeśli myślisz, że to wszystko – to usiądź wygodnie, bo lista zmian przypomina bardziej aktualizację systemu operacyjnego niż księgowy lifting.
KPiR tylko cyfrowo. I do urzędu. Co miesiąc.
To nie żart. Od 2026 roku nie dość, że księga ma być prowadzona w formie elektronicznej, to jeszcze trzeba ją co miesiąc wysyłać do urzędu skarbowego. Regularnie, grzecznie, bez ściemniania.
Oczywiście, jak to w prawie bywa, znajdą się wyjątki. Zwolnieni z tego obowiązku będą m.in. niektórzy duchowni (tak, serio) oraz osoby na umowach agencyjnych, które nie wybrały ryczałtu. Minister Finansów zyska też prawo do tworzenia kolejnych wyjątków. Ale jeśli prowadzisz działalność i nie nosisz sutanny – raczej się nie łapiesz.
Co zniknie, co się zmieni, co trzeba zapamiętać?
Rozporządzenie wprowadza szereg zmian, które z jednej strony mają „uproszczyć” przepisy, a z drugiej – podciągnąć podatników do cyfrowego pionu. Oto kilka najważniejszych modyfikacji:
- Pożegnanie z uproszczoną KPiR dla rolników – koniec z prostszym wzorem dla tych z niskimi przychodami. Rolnictwo też idzie z duchem czasu.
- Definicje znikają z rozporządzenia – nie będzie już powtórzeń definicji z ustaw, m.in. przychodu czy środków trwałych.
- Nie można już złożyć wniosku o zwolnienie z przepisów – kiedyś dało się „wyprosić” wyłączenie stosowania rozporządzenia. Od 2026 roku? Sorry, takiego wniosku nie przewidziano.
- Brak przepisów o miejscu przechowywania księgi – nie wiadomo, czy w szufladzie, czy w chmurze. Urzędowi raczej wszystko jedno, byle na czas i elektronicznie.
- Jedna księga na całą firmę – koniec z prowadzeniem oddzielnych ksiąg dla każdego zakładu. Także nie trzeba już dokumentować przesunięć wewnętrznych. Jeden za wszystkich, wszyscy do jednej księgi.
- Koniec z dziennymi zestawieniami faktur – teraz liczy się każda faktura osobno. To ma pomóc lepiej wykorzystać dane z JPK_PKPiR (czyli Jednolitego Pliku Kontrolnego – coś jak cyfrowy Wielki Brat).
- Paragon bez NIP? Tylko do paliwa za granicą – inne zakupy, jak np. papier do drukarki, trzeba będzie dokumentować fakturą uproszczoną. Kasa fiskalna przestaje być „dowodem ostatecznym”.
- Nowy termin wpisów do księgi – wszystko, co wpada do KPiR (przychody i koszty), musi być ujęte do 20. dnia miesiąca następującego po zdarzeniu.
- Spis z natury tylko z podpisem właściciela – koniec z delegowaniem. A w księdze ujmujemy już tylko wartość, bez rozwlekłego opisu.
- Faktura z kasy fiskalnej bez paragonu – zmiany przepisów o VAT pozwalają zrezygnować z przechowywania paragonu. Wreszcie nie trzeba robić papierowego origami z każdej transakcji.
- Korekty raportów fiskalnych? Nowym trybem. – już nie na odwrocie raportu, ale na dowodzie wewnętrznym. Biura rachunkowe się ucieszą… albo i nie.
- Nowe kolumny w KPiR – witaj, numerze faktury z KSeF i identyfikatorze podatnika! Więcej danych = większa kontrola. Ale też większy porządek.
Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Przede wszystkim: czas na porządki. Dosłownie i w przenośni. Papierowe archiwa mogą trafić do szafy (choćby na pamiątkę), a cyfrowe systemy i procedury muszą być gotowe na zupełnie nową rzeczywistość.
Trzeba będzie:
- mieć odpowiednie oprogramowanie do prowadzenia KPiR i wysyłki do urzędu,
- przeszkolić zespół (lub siebie samego) z nowych zasad,
- wdrożyć nowe nawyki – szczególnie dotyczące terminów i dokumentacji.
A co z biurami rachunkowymi?
Dla nich to będzie kolejny level. Mniej swobody, więcej cyfrowej odpowiedzialności. Ale też – szansa na automatyzację, większą efektywność i… trochę mniej irytujących paragonów bez NIP-u.
