Nowelizacja ustawy o VAT z 2023 roku właśnie przynosi konkretne skutki. Od 1 lipca 2025 r. wejdą w życie dwa nowe rozporządzenia Ministra Finansów dotyczące kas rejestrujących. Choć zmiany mają w założeniu charakter „porządkujący”, w praktyce oznaczają koniec faktur z kas oraz pełne zrównanie e-paragonu z paragonem papierowym.
Koniec faktur z kasy fiskalnej. Czas na pełnoprawną e-fakturę
Zmiany mają ścisły związek z dodanym w 2023 roku art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT. Przepis ten wprowadza jednoznaczną zasadę: faktura wystawiona z kasy rejestrującej nie spełnia wymogów e-faktury, a więc nie będzie już uznawana za pełnoprawny dokument sprzedaży.
Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Do tej pory wielu sprzedawców – szczególnie w handlu detalicznym i usługach – korzystało z opcji szybkiego wystawienia faktury „z kasy”. Od lipca 2025 r. takie dokumenty przestaną mieć znaczenie podatkowe.
Od tego momentu:
- wystawienie paragonu fiskalnego (papierowego lub elektronicznego) będzie obowiązkowe,
- jeśli nabywca potrzebuje faktury – sprzedawca będzie musiał wystawić ją w systemie e-fakturowym (KSeF).
To poważna zmiana, która zmusi wiele firm do wdrożenia rozwiązań umożliwiających wystawianie e-faktur poza kasą rejestrującą. Konieczne będzie posiadanie programu zgodnego z KSeF, dostęp do Internetu i odpowiednie procedury wewnętrzne.
E-paragony zyskują rangę – ale tylko za zgodą klienta
Kolejna duża zmiana to uporządkowanie przepisów o paragonach elektronicznych. Do tej pory możliwość ich wystawiania była oparta głównie na interpretacjach i niejasnych zapisach. Od 1 lipca 2025 r. sprawa będzie jasna: e-paragon jest równoważny z paragonem papierowym, o ile klient wyrazi zgodę na jego otrzymanie.
Kto może wystawiać e-paragony?
- posiadacze kas online (czyli urządzeń z funkcją zdalnego przesyłu danych do CRK),
- użytkownicy kas wirtualnych, czyli działających w formie aplikacji.
Nie oznacza to jednak, że każdy paragon elektroniczny może być dowolnie wysłany klientowi. Warunki są dwa:
- Zgoda nabywcy – klient musi potwierdzić, że chce otrzymać e-paragon zamiast wersji papierowej,
- Ustalenie sposobu przekazania – np. na e-mail, SMS, aplikację lub przez specjalny system (więcej o tym za chwilę).
Dzięki temu e-paragony mają szansę realnie wejść do obiegu, upraszczając proces sprzedaży i redukując zużycie papieru.
Paragonowy HUB – nowy pośrednik między kasą a konsumentem
Najbardziej innowacyjnym rozwiązaniem w całym pakiecie jest jednak tzw. HUB paragonowy – czyli specjalny system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Na czym to polega?
Zamiast przesyłać e-paragon bezpośrednio do klienta (np. e-mailem), kasa fiskalna może przekazać go do HUBu, który anonimowo i bez pozyskiwania danych osobowych klienta przekaże dokument do odbiorcy.
Jak to możliwe? Klient korzysta z aplikacji, która „odbiera” e-paragony z HUBu. Nie musi podawać danych, rejestrować się ani zostawiać numeru telefonu przy zakupie. Wystarczy np. zeskanowanie kodu QR na ekranie kasy.
To rozwiązanie:
- chroni prywatność nabywcy,
- upraszcza przekazywanie dokumentu,
- eliminuje problem z zagubionymi paragonami.
Co to oznacza w praktyce?
Dla sprzedawców:
- czas pożegnać się z fakturą z kasy – trzeba będzie wdrożyć system do e-faktur,
- warto rozważyć zakup kasy online lub wirtualnej, jeśli jeszcze jej nie masz,
- należy przeszkolić pracowników z zasad przekazywania e-paragonu i informowania klientów o ich prawach.
Dla klientów:
- możesz coraz częściej wybierać e-paragon zamiast papierowego,
- zyskujesz dostęp do paragonu np. przez aplikację – bez podawania swoich danych,
- jeśli potrzebujesz faktury – otrzymasz ją w formie e-faktury zgodnej z KSeF.
Dla biur rachunkowych:
- koniec z „fakturkami z kasy” – potrzebna będzie e-faktura zgodna z KSeF,
- e-paragony mogą uprościć kontrolę kosztów i ułatwić archiwizację dowodów zakupu,
- trzeba przygotować klientów na nową rzeczywistość, także pod kątem dokumentacji i systemów księgowych.
