11 października 2024 r. wielu przedsiębiorców – szczególnie tych, którym nieobce są ekspresy ciśnieniowe i bufety śniadaniowe w biurze – mogło odetchnąć z ulgą. Szef Krajowej Administracji Skarbowej wydał bowiem interpretację zmieniającą (DOP4.8221.8.2021.CPXV), która zrewidowała podejście do wydatków na usługi gastronomiczne. I nie chodzi tu o wystawne bankiety w hotelu pięciogwiazdkowym, ale o codzienną kawę, herbatę i przekąski dla pracowników oraz współpracowników.
Trochę kontekstu: IT, konkurencja i ciasteczka
Cała sprawa zaczęła się od pewnej spółki z branży IT, która – jak wiele nowoczesnych firm – dba o pracowników nie tylko za pomocą cyferek na pasku wynagrodzeń. W kuchni zawsze coś się dzieje: tu kawa, tam ciastko, czasem lunch na szkoleniu czy spotkaniu. Część osób zatrudniona jest na etacie, inni to samozatrudnieni współpracownicy na kontraktach B2B. Spółka miała jednak jedną, całkiem przyziemną wątpliwość: czy te wszystkie wydatki na usługi gastronomiczne można wrzucić w koszty uzyskania przychodu?
KIS: pracownik tak, współpracownik nie
W czerwcu 2020 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że owszem, ale tylko częściowo. Posiłki, napoje i przekąski dla pracowników etatowych – tak, bo to poniekąd forma świadczenia związanego z zatrudnieniem. Ale dla współpracowników już nie – bo brak tu bezpośredniego związku z osiąganiem przychodów. Logika? Nieco pokrętna, zważywszy na fakt, że i jedni, i drudzy mają udział w tworzeniu wartości dla firmy.
Szef KAS: kanapki są dla wszystkich!
Nowa interpretacja zmienia to podejście – i to dość jednoznacznie. Szef KAS uznał, że wydatki ponoszone na gastronomię w biurze, także dla współpracowników na umowach B2B, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, o ile tylko spełniają ogólne kryteria z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Nie chodzi tu o to, kto je ciastko, ale dlaczego je. Jeśli firmie zależy na tym, by utrzymać morale, zintegrować zespół, poprawić atmosferę i – co nie bez znaczenia – zwiększyć efektywność pracy, to wydatki te są całkowicie uzasadnione gospodarczo.
Uzasadnienie, które ma sens
Z interpretacji jasno wynika, że:
- zapewnianie posiłków wpływa pozytywnie na relacje i atmosferę w zespole,
- jest to element budowania stabilnej współpracy – także z podwykonawcami,
- coraz częściej takie „bonusy” są istotnym czynnikiem rekrutacyjnym,
- nie mamy tu do czynienia z reprezentacją, lecz raczej z kategorią kosztów podobną do benefitów pozapłacowych.
To nie są więc eleganckie kolacje z klientem w modnej restauracji, gdzie każdy kęs buduje wizerunek firmy. Tu chodzi o zaspokojenie podstawowych potrzeb w miejscu pracy – czyli o… przetrwanie poniedziałku z pomocą kofeiny i krakersów.
Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Dobra wiadomość: jeśli zapewniasz pracownikom (niezależnie od formy zatrudnienia) kawę, herbatę, przekąski, a może nawet lunch na szkoleniu – możesz zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodu.
Ale uwaga – jak zawsze, diabeł tkwi w szczegółach:
- Dokumentacja – zachowuj faktury i notuj kontekst: szkolenie, spotkanie, biuro.
- Ostrożność w kwalifikacji – unikaj sytuacji, które mogą przypominać reprezentację.
- Zachowaj proporcje – codzienna kawa to jedno, wystawna kolacja z homarem – zupełnie co innego.
Źródło interpretacji:
Szef KAS, interpretacja zmieniająca nr DOP4.8221.8.2021.CPXV z dnia 11.10.2024 r.
Dyrektor KIS, interpretacja nr 0111-KDIB2-1.4010.119.2020.1.AM z dnia 29.06.2020 r.
