E-sprawozdanie finansowe to elektroniczna forma dokumentu zawierające dane o działalności firmy i jej kondycji finansowej. Polskie przepisy prawne regulują, jakie przedsiębiorstwa są zobowiązane do składania takiego dokumentu.
Kto składa e-sprawozdania?
Przepisy wyznaczają firmy zobowiązane do składania sprawozdań finansowych, w tym w formie elektronicznej. Należą do nich głównie przedsiębiorstwa prowadzące księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości, to jest spółki kapitałowe wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego, osobowe, jednoosobowe działalności gospodarcze, wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Nie ma znaczenia zatem forma prawna podmiotu, ale fakt prowadzenia pełnej rachunkowości w formie ksiąg.
Kiedy trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie sporządza się na dzień bilansowy, który najczęściej wypada 31 grudnia, gdy rok obrotowy firmy jest równy rokowi kalendarzowemu. Są spółki, które mają rok inny rok obrotowy np. od czerwca do czerwca i wtedy ich dzień bilansowy wypada 30 czerwca. Spółki zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego, czyli dla firm z rokiem obrotowym tożsamym z rokiem kalendarzowym będzie to 31 marca. Sprawozdanie musi zostać zatwierdzone przez odpowiednie organy w firmie, co powinno nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca.
Gdzie i kiedy złożyć e-sprawozdanie finansowe?
E-sprawozdanie finansowe należy złożyć w odpowiednim rejestrze, w zależności od statusu prawnego podmiotu, i tak:
- Firmy wpisane do KRS składają e-sprawozdanie do KRS, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Ministra Sprawiedliwości, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
- Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (którzy mają obowiązek sporządzać sprawozdanie) składają e-sprawozdanie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS), za pomocą bezpłatnej aplikacji lub przez interfejs webAPI, w terminie złożenia zeznania podatkowego za dany rok.
- Podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, ale prowadzący księgi rachunkowe, składają e-sprawozdanie do Szefa KAS, z wykorzystaniem bezpłatnej aplikacji lub przez interfejs, w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Jak przygotować e-sprawozdanie finansowe?
Od 1 października 2018 roku sprawozdanie finansowe sporządza się wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem określonymi przez Ministerstwo Finansów.
Jakie kary grożą za niezłożenie sprawozdania finansowego?
Niezłożenie e-sprawozdania finansowego w terminie może skutkować nałożeniem sankcji, to jest:
- grzywny,
- kary ograniczenia wolności,
- rozpoczęcia postępowania przymuszającego,
- rozwiązania spółki i wykreślenia z KRS.
