Obowiązkowe korzystanie z KSeF zostało kolejny raz przesunięte. Ministerstwo Finansów podało nowe terminy – spokojnie jest jeszcze sporo czasu, by wprowadzić zmiany w firmie i przygotować się do wystawiania e-faktur. Od kiedy i kogo będzie obowiązywać korzystanie z KSeF?
Nowe terminy obowiązywania KSeF
Polska wdrożyła standard Peppol do e-fakturowania już w listopadzie 2019 roku. Obecnie zmierzamy w kierunku wprowadzenia powszechnego obowiązku e-fakturowania w transakcjach B2B. W tym celu rozwijany jest Krajowy System e-Faktur (KSeF), który będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców w Polsce. Termin obowiązkowego korzystania z KSeF był już kilkukrotnie przesuwany.
Obecne nowe daty ustalone przez MF to:
- 1 lutego 2026 r. dla firm, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorstw.
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma teleinformatyczna służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, zwanych e-fakturami. Każda e-faktura będzie trafiała do odbiorcy przez KSeF, co ujednolica sposób rozliczeń między przedsiębiorcami, usprawnia komunikację z administracją podatkową i pomaga w zapobieganiu oszustwom podatkowym.
Co to jest e-faktura?
E-faktura to strukturalizowany plik XML zgodny z logiczną strukturą określoną przez Ministerstwo Finansów. Zawiera zarówno standardowe, jak i opcjonalne pola występujące na tradycyjnych fakturach.
Kluczowe informacje o KSeF
Dla wszystkich faktur obowiązuje jednolita struktura e-faktury. Faktury można generować w firmowych systemach finansowo-księgowych i przesyłać do KSeF przez API. Faktura uznawana jest za wystawioną w momencie jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną, gdy nadany zostanie jej numer identyfikacyjny KSeF ID. E-faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat.
Kto i jak może uzyskać dostęp do KSeF?
Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur mogą uzyskać podatnicy, osoby lub podmioty uprawnione oraz inne jednostki wymienione w art. 106c ustawy, o ile mają prawo wystawiać e-faktury.
Jednym ze sposobów autoryzacji w KSeF jest wykorzystanie tokena uwierzytelniającego, który umożliwia rozpoczęcie sesji komunikacyjnej z systemem. Token można wygenerować za pomocą komercyjnych rozwiązań zintegrowanych z KSeF.
Korzyści wynikające z KSeF
- Krótszy termin zwrotu VAT: z 60 do 40 dni.
- Jednolity standard faktur: zmniejszenie liczby błędów w dokumentach.
- Digitalizacja dokumentów: wyeliminowanie potrzeby wysyłania faktur pocztą lub e-mailem.
- Szybsza wymiana danych: e-faktura będzie dostępna dla odbiorcy niemal natychmiast, co zwiększy automatyzację procesów księgowych.
- Brak duplikatów: faktury nie mogą się zgubić ani zniszczyć.
- Jasna ścieżka obiegu: pewność dostarczenia faktury do kontrahenta.
- Ujednolicony sposób korekt: błędy będą poprawiane tylko przez faktury korygujące, bez not korygujących.
- Brak obowiązku archiwizacji papierowej: e-faktury będą archiwizowane w KSeF przez 10 lat, eliminując konieczność przechowywania ich w odrębnych systemach przedsiębiorstw.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma na celu ujednolicenie procesu fakturowania i poprawę efektywności rozliczeń podatkowych. Jego obowiązkowe wdrożenie zostało przesunięte na 2026 rok, z różnymi terminami w zależności od wielkości przedsiębiorstwa.
