Usługi wirtualnego biura stają się coraz bardziej popularne. Korzysta z nich wielu właścicieli firm, którzy nie chcą rejestrować działalności we własnym mieszkaniu lub nie mają takiej możliwości. Często wybierają też wirtualne biuro by zyskać dodatkowe usługi, np. pokój do spotkań na godziny, lub z racji prestiżowego adresu. Na co trzeba zwracać uwagę przy podpisywaniu umowy z wirtualnym biurem?
Limity w usługach
Wirtualne biura najczęściej oferują pakiety usług np. standardowe z jedynie adresem i odbiorem korespondencji czy rozszerzone z dostępem do urządzeń biurowych, sali do spotkań etc. Te pakiety mogą mieć też nałożone limity na usługi, przykładowo, liczbę skanowanych stron w miesiącu czy godzin na spotkania. Po wyczerpaniu limitu w ramach wykupionego pakietu są naliczane dodatkowe opłaty. Warto zwrócić na to uwagę. Koniecznie też potwierdź, czy proponowane stawki są netto czy brutto.
Automatyczne przedłużenie umowy
W umowie mogą znaleźć się zapisy utrudniające rezygnację z usług. Ważnym zapisem będzie ten o okresie trwania umowy i o tym, co się dzieje, gdy on wygaśnie. Może się zdarzyć, że automatycznie umowa zostaje przedłużona, jeśli klient w danym terminie nie wyrazi woli rezygnacji. To istotny szczegół, który może bardzo utrudnić swobodne rozwiązanie umowy.
Kaucja
W niektórych umowach wpisywany jest obowiązek zapłaty kaucji w celu zabezpieczenia ewentualnych roszczeń wynajmującego – podobnie jak przy umowach najmu mieszkań. Jeśli taki zapis się pojawi, trzeba szczególnie zwrócić uwagę na opisane sytuacje, w których kaucja nie będzie zwracana, a także na termin po rozwiązaniu umowy, w którym mają być oddane środki. Tak by nie okazało się, że na zwrot kaucji będziesz czekać pół roku.
Odpowiedzialność prawna wirtualnego biura
Warto jest zwrócić uwagę na odpowiedzialność prawną podmiotu świadczącego usługi wirtualnego biura w kontekście tego, jak będzie przechowywana korespondencja firmy, czy dane klientów są właściwie chronione oraz co w sytuacji, gdy umowa nie będzie należycie wykonywana. Dobrym pomysłem jest nawiązanie współpracy na okres próbny, by sprawdzić, jak funkcjonuje dane wirtualne biuro.
Własność lokalu działalności
Jedna z podstawowych kwestii, o której mało który klient myśli przy podpisywaniu umowy, to własność lokalu, w którym działa wirtualne biuro. Czy właściciel takiego biura wynajmuje dane lokum czy należy ono do niego? Jeśli jest najemcą, to koniecznie musi mieć zgodę od właściciela nieruchomości na podnajem pomieszczeń i rejestrowanie innych działalności gospodarczych.
Biuro wirtualne w Gdańsku
Jeżeli poszukujesz wirtualnego Gdańsku, koniecznie sprawdź naszą ofertę. A jeśli pojawią się jakieś pytania skontaktuj się z nami. Rozwiejemy wszystkie Twoje wątpliwości. Poznaj nasze Biuro Wirtualne!
