Szykują się kolejne zmiany dla przedsiębiorców, które oznaczają większą kontrolę obrotu handlowego i potencjalne kary za niedostosowanie się do przepisów prawnych. Już w lipcu 2024 roku wprowadzony zostanie Krajowy System eFaktur. Wszystkie faktury wystawiane przez firmy, z wyjątkiem tych konsumenckich, będą dokładnie sprawdzane.
Jak będzie działać KSeF?
Krajowy System eFaktur to elektroniczny system wymiany faktur. Każda faktura wystawiana przez sprzedającego, z wyjątkiem faktury dla konsumenta, będzie wysyłana do KSeF, a następnie dokładnie sprawdzana pod kątem zgodności ze wzorcem. Jeśli faktura była błędnie wystawiona, sprzedawca zostanie o tym poinformowany, a dokument nie trafi do obiegu. Dopiero gdy zostanie poprawiony, będzie przesłany dalej. Ponadto system będzie badał uprawnienia zalogowanego użytkownika.
W ostatniej chwili prac nad ustawą wprowadzającą KSeF zrezygnowano z obowiązku umieszczania w systemie faktur dokumentujących obrót z konsumentami. Inna zmiana wprowadzona w projekcie to brak dolnych progów kar za niekorzystanie z KSeF.
Czas na przygotowanie
Do końca czerwca powinny pojawić się szczegółowe informacje o strukturach i specyfikacji technicznej nowego systemu – na to liczą eksperci i przedsiębiorcy. Dałoby to bowiem równo rok na przygotowanie się do wdrożenia KSeF. Zwłaszcza mniejsze firmy, które do tej pory nie digitalizowały faktur, mogą mieć problem ze sprawnym wdrożeniem cyfrowego obrotu dokumentów. Wszystkie pomioty będą musiały dostosować swoje systemy do wymagań KSeF, co może być nie lada wyzwaniem.
Korzyści z KSeF
Czym rządzący tłumaczą wprowadzenie KSeF? Podobno wcale nie chodzi o jeszcze większą kontrolę nad przedsiębiorcami. KSeF ma zmotywować firmy do zaawansowanej cyfryzacji dokumentów i całkowitej eliminacji analogowego obrotu dokumentami i sposobu prowadzenia działalności. Digitalizacja ma zmniejszyć ryzyko popełnienia błędu przy zarządzaniu dokumentami, bo wymusza kontrolę procesów i dokładną komunikację wewnątrz firmy.
Będą kary, ale dopiero od 2025
Oczywiście są też złe wiadomości – za niedostosowanie się do KSeF przewidziane są kary. Ministerstwo Finansów da jednak firmom pół roku na wdrożenie i zapoznanie się z systemem. Zacznie karać za błędne dokumenty i niedostosowanie się do zmian dopiero do 1 stycznia 2025 roku. W początkowym okresie po wdrożeniu KSeF przewidywane jest oferowanie przedsiębiorcom wsparcia technicznego, by szybciej i łatwiej mogli zacząć korzystać z systemu.
