Od 1 stycznia 2025 roku przedsiębiorcy składający wniosek o wpis do CEIDG będą zobowiązani do korzystania z e-Doręczeń. Ten nowy obowiązek dotyczy komunikacji między firmami a administracją państwową i stanowi kolejny krok w kierunku cyfryzacji polskich usług publicznych.
Dla kogo e-Doręczenia od 2025 roku?
Elektroniczne skrzynki do e-Doręczeń będą kolejnym elementem tego procesu, mającym na celu zastąpienie komunikacji prowadzonej przez ePUAP. e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listów poleconych z potwierdzeniem odbioru, który może być wykorzystywany w różnych procesach administracyjnych, cywilnych oraz sądowych.
Termin wdrożenia e-Doręczeń dla przedsiębiorstw będzie zależał od daty ich rejestracji w CEIDG lub KRS. Firmy rejestrujące działalność od 1 stycznia 2025 roku założą skrzynki do e-Doręczeń w trakcie rejestracji. Również przedstawiciele zawodów zaufania publicznego oraz jednostki administracji publicznej będą zobowiązani do korzystania z e-Doręczeń od początku 2025 roku. Podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. zaczną korzystać z e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 r.
Okres przejściowy
Aby wspierać płynne przejście na system e-Doręczeń, ustawodawca planuje wprowadzenie okresu przejściowego do 31 grudnia 2025 r. W tym czasie doręczenia pocztowe lub przez ePUAP będą równoważne z e-Doręczeniami. Cały proces ma być zakończony do 2029 r., kiedy to wszystkie jednostki publiczne oraz sądy będą musiały posiadać adresy do doręczeń elektronicznych i prowadzić korespondencję urzędową w tym systemie.
Bezpieczna korespondencja z urzędami
Posiadanie skrzynki do e-Doręczeń będzie konieczne dla firm, które chcą odbierać korespondencję od administracji publicznej. Jednostki publiczne będą miały obowiązek zarówno odbierać, jak i wysyłać dokumenty za pomocą nowego systemu.
Aby założyć skrzynkę do e-Doręczeń, należy wypełnić odpowiedni wniosek na stronie gov.pl, podając dane swoje lub firmy. Po złożeniu wniosek zostanie zweryfikowany, a następnie skrzynka musi być aktywowana.
Po zalogowaniu do systemu użytkownicy będą mogli odbierać elektroniczne listy polecone oraz inne dokumenty, które będą automatycznie rejestrowane i zabezpieczane przed nieautoryzowanym dostępem. Skrzynka do e-Doręczeń wykorzystuje zaawansowane technologie szyfrowania, co zapewnia prawnie ważne dowody wysyłki i odbioru.
Szansa dla firm na lepszą organizację dokumentacji
Wprowadzenie e-Doręczeń w komunikacji z administracją, które ma na celu zastąpienie tradycyjnych listów, może przyczynić się do lepszej organizacji czasu w firmach. e-Korespondencja dociera niemal natychmiast, podczas gdy tradycyjny list polecony może być dostarczany nawet przez trzy dni.
Co więcej, w kontekście raportowania ESG, nowy system eliminuje konieczność używania papieru, co jest korzystne dla środowiska. Posiadanie skrzynki do komunikacji z urzędami znacząco ogranicza potrzebę monitorowania obiegu tradycyjnych dokumentów oraz zmniejsza koszty ich obsługi. Adres do e-Doręczeń pozostaje niezmienny nawet w przypadku zmiany adresu przedsiębiorstwa, co dla wielu firm stanowi szansę na rozpoczęcie transformacji cyfrowej oraz wdrożenie narzędzi do elektronicznego obiegu dokumentów.
