Korzystając w swoim przedsiębiorstwie z pracy zdalnej zastanawiamy się nad formą rozliczenia się z pracownikami. Mamy świadomość, że osoba wykonująca pracę na rzecz naszego przedsiębiorstwa ponosi koszty, które powinniśmy zrekompensować.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, to my jako pracodawcy, zobowiązani jesteśmy do stworzenia odpowiednich warunków do pracy, tym samym do pokrycia kosztów związanych z wykonywanym zadaniem. Między innymi z tytułu łączy internetowych i telekomunikacyjnych, zużytej energii elektrycznej, a również pokrycia kosztów związanych z utworzeniem miejsca do pracy zdalnej np. zakup biurka, krzesła, a nawet komputera.
Rozliczenie kosztów pracownika
W tym miejscu pojawia się wiele pytań.
Jak to jednak zrobić?
Czy koszty powinny być udokumentowane?
Czy powinniśmy rozliczać każdego pracownika indywidualnie?
Z pomocą w rozwiązaniu tego problemu przychodzi skarbówka w swoich interpretacjach. Są one korzystne z punktu widzenia podatnika akceptujące ryczałt jako podstawową formę rekompensaty wydatków pracownika z tytułu wykonywanej pracy zdalnej.
Podstawą wyliczenia ryczałtu są normy zużycia oraz ceny rynkowe. Ryczałt na pokrycie kosztów wyliczamy z tytułu zużycia głównie energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych ale również z tytułu używania własnego sprzętu np. komputera czy telefonu.
Nie musimy tego wyliczać dla każdego pracownika indywidualnie. Uwzględniając przeciętne normy zużycia sprzętu, materiałów, energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych przy aktualnych cenach rynkowych i czasie pracy na rzecz naszego przedsiębiorstwa, możemy ustalić ryczałt obowiązujący wszystkich wykonujących pracę zdalną. Zatem uznając tak wyliczoną kwotą rekompensaty, nie musimy wymagać od osoby zatrudnionej udokumentowania tych kosztów.
Jak rozliczyć się z Urzędem Skarbowym
Pracodawca, może pokrywać wydatki pracownika na zakup narzędzi pracy czy też wyposażenia miejsca pracy. Jednak w przypadku tych kosztów powinny być one określone limitem kwotowym i udokumentowane fakturą lub innym dowodem zakupu.
Ważnym jest, że tak określony ryczałt nie stanowi przychodu pracownika i nie musi być opodatkowany z tytułu podatku dochodowego.
Warto jednak mieć na uwadze, że Urząd Skarbowy może zakwestionować wysokość ryczałtu. Jednak w przypadku, jeżeli wyliczymy go w oparciu o rzeczywiście obowiązujące ceny i realny czas pracy, nie mamy się czego obawiać.
Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości lub problemy z wyliczeniem ryczałtu, zapraszamy do naszego biura rachunkowego w Gdańsku a nasz pracownik odpowie na wszystkie pytania i wyliczy najkorzystniejszy ryczałt dla każdej ze stron. Zapraszamy.
